Kodeks cywilny zawiera przepisy, które definiują niektóre umowy, czyli stanowią, co należy rozumieć pod daną umową i jakimi prawami rządzi się jej wykonanie (tj. prawa i obowiązki stron umowy np. w zakresie rozwiązania umowy). Są to tzw. umowy nazwane, np. umowa sprzedaży, umowa najmu, umowa o roboty budowlane. Umowa o prace projektowe, podobnie jak umowa o nadzór inwestorski, nie są uregulowane w Kodeksie cywilnym. Są to tzw. umowy nienazwane, których treść podlega swobodnemu kształtowaniu przez strony.
Umowy o prace projektowe wykształciły się w praktyce obrotu gospodarczego. Dla prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia procesu budowlanego konieczne jest posiadanie przez inwestora odpowiedniej dokumentacji projektowej, której podstawowym składnikiem jest projekt budowlany. Wymagania dotyczące zakresu i treści projektu budowlanego regulują przepisy Prawa budowlanego.
Przez umowę o prace projektowe projektant (architekt, generalny architekt, biuro projektowe, pracownia projektowa będąca osobą prawną, spółka prawa handlowego) zobowiązuje się do wykonania przewidzianych w umowie prac (dzieła), zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego, standardami projektowania, obowiązującymi przepisami i osiągnięciami współczesnej wiedzy technicznej oraz zasadami etyki zawodu architekta, a zamawiający, będący inwestorem (lub wykonawcą budowlanym, generalnym wykonawcą, generalnym realizatorem), zobowiązuje się do ich odbioru i zapłaty wynagrodzenia. Zakres przedmiotowy umowy o prace projektowe, jak wyżej przedstawiono, obejmuje z reguły opracowanie dokumentacji projektowej oraz sprawowanie nadzoru autorskiego (art. 20 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 w zw. z art. 34 ust. 3 Prawa budowlanego).
Istotnymi elementami każdej umowy o prace projektowe są w szczególności dane, na podstawie których projektant opracowuje dokumentację (tzw. dane wejściowe), odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy na podstawie udzielonych przez projektanta gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych oraz moment odbioru dokumentacji w świetle obowiązku jej aktualizowania.
Dane wejściowe
W doktrynie wskazuje się, że zamawiający powinien dostarczyć jednostce projektowania, zgodnie z postanowieniami umowy, niezbędne dane do wykonania pracy projektowej (System prawa handlowego, Tom 5, red. Stec/ Strzępka).
Przykładowo zamawiającego powinny obciążać następujące obowiązki w zakresie danych wejściowych:
1) dostarczenie danych wyjściowych (założeń) do opracowania projektu;
2) udzielanie wyjaśnień do zgłoszonych przez projektanta wątpliwości i zapytań lub koniecznych uzupełnień danych wyjściowych;
3) uzgodnienie preliminarzy dodatkowych kosztów związanych ze zmianami i rozszerzeniami przedmiotu umowy, powstałych z przyczyn niezależnych od projektanta, których strony nie mogły przewidzieć przy zawieraniu umowy;
4) zamawiający powinien podejmować niezbędne działania dla prawidłowego wykonania przedmiotu umowy; zobowiązany jest on do współdziałania z projektantem na etapie wykonywania przez niego dokumentacji projektowej, mając na uwadze dobro inwestycji, a w szczególności opracowań projektowych zgodnie z przyjętym harmonogramem realizacji dokumentacji projektowej.
Istotnym przy określaniu procedury związanej z pozyskiwaniem danych wejściowych do projektowania jest określenie w umowie zasad przekazywania danych wejściowych, w tym terminów i sposobu ich przekazywania, zakresu danych niezbędnych do przekazania, a także podmiotu odpowiedzialnego za przekazanie wadliwych danych.
Gwarancje
Zabezpieczenie należytego wykonania służy zamawiającemu do pokrycia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę oraz do pokrycia roszczeń zamawiającego względem wykonawcy z tytułu gwarancji jakości i rękojmi za wady.
Może ono przybierać różne formy, np. postać: zabezpieczenia w pieniądzu, weksla in blanco, gwarancji bankowej, czy też gwarancji ubezpieczeniowej.
Szczególnej uwagi wymagają postanowienia, które nakładają na projektanta obowiązek przedłużania gwarancji na swój koszt w razie przedłużenia wykonania umowy.
Istotnym przy konstruowaniu postanowień umownych związanych z zabezpieczeniem należytego wykonania umowy na wieloletnich kontraktach jest to, aby w postanowieniach umownych zawarte zostały odpowiednie przepisy ograniczające wysokość gwarancji poprzez zminimalizowanie kwoty gwarancji przykładowo do wartości tych prac, które pozostają do wykonania.
Moment odbioru dokumentacji w kontekście konieczności jej aktualizacji lub uzupełnienia
W sytuacji, gdy w umowie wprost nie wyartykułowano obowiązku projektanta, na podstawie którego projektant przez cały czas trwania umowy byłby zobowiązany do aktualizowania stanu prawnego dokumentacji projektowej, która została odebrana przez zamawiającego i każdorazowego dostosowywania jej do aktualnych przepisów prawa i norm, może pojawić się wątpliwość, czy projektant nie jest obowiązany do dokonywania ww. aktualizacji.
Warto wskazywać w umowach o prace projektowe, czy projektant ma obowiązek aktualizacji dokumentacji projektowej. Jeśli tak, to w umowie należy określić warunki wykonywania takich aktualizacji. Jeśli nie, to w umowie warto wskazać, iż dokumentacja projektowa musi odpowiadać tym przepisom i normom prawa, które obowiązują w dacie sporządzenia projektu budowlanego lub w dacie jej odbioru.
Odnosząc się do konieczności uzupełnienia dokumentacji projektowej, do ustalenia w umowie pozostaje moment, od którego zamawiający nalicza karę umowną z tytułu nieterminowego przekazania przez projektanta dokumentacji projektowej, w sytuacji gdy zamawiający po odebraniu dokumentacji projektowej zgłosi wady lub konieczność jej uzupełnienia. Czy od dnia pierwotnego przekazania dokumentacji? Czy od dnia przekazania uzupełnionej dokumentacji przez projektanta (uwzględniającej uwagi zamawiającego)?
Jeżeli w umowie nie określono terminu, od którego zamawiający nalicza karę umowną, powinien on biec od pierwotnego przekazania dokumentacji. Tym samym projektant przekazując dokumentację zamawiającemu, powinien przy przekazywaniu dokumentacji uwzględnić ewentualny czas na zgłaszanie wad lub uzupełnień przez zamawiającego i czas niezbędny do ich usunięcia przez projektanta. Strony w umowie mogą w inny sposób określić moment ewentualnego naliczenia kary umownej.
Podsumowując, umowa o prace projektowe wymaga inżynierskiej uważności w identyfikowaniu zagadnień wymagających uregulowania oraz następnie w formułowaniu postanowień umownych dotyczących tych zagadnień. Warto zawczasu zadbać o odpowiednie postanowienia umowne, aby w przyszłości uniknąć wątpliwości interpretacyjnych, na które częstokroć przepisy prawa same w sobie nie dają odpowiedzi.
Marta Skurska, radca prawny, Partner Zarządzający w kancelarii Skurska, Pakuła, Kancelaria Radców Prawnych sp.p., Praktyka Prawa Umów Handlowych