Od 1 stycznia 2012 roku Kodeks spółek handlowych umożliwia założenie spółek osobowych i kapitałowych za pomocą wzorców umów zawartych w Portalu S24 bez wychodzenia z domu.
Portal S24 funkcjonuje od kilku lat i cieszy się sporą popularnością, pomimo wielu zalet i prac mających na celu poprawę jego funkcjonalności, nie jest on doskonały i przy rejestracji może pojawić się kilka problemów, z których istnienia osoba zakładająca spółkę po raz pierwszy może nie zdawać sobie sprawy, a które utrudnią lub nawet uniemożliwią zarejestrowanie spółki za pomocą Portalu S24. Poniżej przedstawiamy przykłady najczęstszych błędów w formie katalogu otwartego.
1. Brak sprawdzenia nazwy nowo powstałej spółki w KRS
Pierwszym krokiem, od którego należy rozpocząć czynności związane z rejestracją Spółki przy pomocy Portalu S24 jest sprawdzenie, czy nazwa spółki, którą planujemy zarejestrować nie została uwidoczniona w KRS. W przypadku, gdy rozpoczniemy proces rejestracji nowej spółki o istniejącej nazwie, Portal S24 nie wskaże nam automatycznie, że podmiot, który rejestrujemy „już istnieje” w KRS. Konsekwencją powyższego jest odrzucenie przez KRS wniosku o rejestrację już istniejącej spółki oraz utrata opłaty od wniosku o rejestrację.
2. Pominięcie dołączenia tzw. dokumentów zewnętrznych, które nie są generowane automatycznie przez Portal S24
W Portalu S24 nie są dostępne wszystkie wzory dokumentów, które są niezbędne do rejestrowania spółki. Część dokumentów takich jak: oświadczenie o adresie do doręczeń, oświadczenie o tym, czy spółka jest cudzoziemcem, lista osób uprawnionych do powołania zarządu, oświadczenie o wyrażeniu zgody na powołanie do zarządu, należy sporządzić samodzielnie, nie są one bowiem generowane przez Portal S24.Brak dołączenia tych plików do zgłoszenia za pośrednictwem Portalu S24 spowoduje wezwanie przez KRS do uzupełniania braków formalnych niekompletnego wniosku o wpis. Dołączenie plików zewnętrznych odbywa się poprzez klikniecie „Wczytaj” w miejscu „Dołącz dokument zewnętrzny”. Następnie z listy należy wybrać typ dokumentu, który chce się załączyć.
3. Błąd systemu przy ładowaniu plików zewnętrznych
Przy próbie dołączenia plików zewnętrznych za pomocą Portalu S24 może okazać się, że ich dołączenie jest niemożliwe i na stronie Portalu S24 pojawia się komunikat o błędzie. Powyższe może wynikać z niewłaściwego formatu pliku zewnętrznego. Dozwolone rozszerzenie akceptowane przez Portal S24 to PDF, doc, docx, odt lub txt. Innym powodem błędu przy załączeniu dokumentów zewnętrznych mogą być zbyt długie nazwy plików zewnętrznych lub używanie w nazwie plików polskich znaków. W przypadku wystąpienia wskazanego błędu należy skrócić nazwy plików i usunąć z nazw plików polskie znaki, po wykonaniu tej czynności plik zewnętrzny powinien zostać dołączony bez przeszkód.
4. Konieczność dołączenia dokumentów zewnętrznych przed rozpoczęciem pracy nad wnioskiem o wpis spółki do KRS
Po podpisaniu wszystkich dokumentów wygenerowanych automatycznie w Portalu S24 oraz plików zewnętrznych kolejnym etapem jest przejście do wypełniania wniosku o rejestrację do KRS. Przed rozpoczęciem pracy nad uzupełnieniem wniosku o rejestrację system odsyła nas do zakładki „Wnioski”. W tym miejscu system zobowiązuje nas do dołączenia załączników do wniosku, część dokumentów system samodzielnie pobiera jako załączniki do wniosku (są nimi dokumenty wygenerowane automatycznie w Portalu S24), natomiast inne dokumenty w postaci podpisanych plików zewnętrznych należy samodzielnie dołączyć do wniosku. Nie dołączenie podpisanych plików zewnętrznych przed uzupełnieniem wniosku o rejestrację do KRS spowoduje brak możliwości ich późniejszego dołączenia do wniosku, czego konsekwencją będzie złożenie wniosku o rejestrację opatrzonego brakami formalnymi w postaci nie dołączenia plików zewnętrznych oraz wezwanie KRS do ich uzupełnienia, co wydłuży czas rejestracji spółki za pomocą S24.
5. Oznaczenie w części formularza rejestracji spółki danych dotyczących członków zarządu
Przy wypełnianiu wniosku o wpis w kroku dotyczącym wskazania pierwszego składu zarządu spółki, po uzupełnieniu danych oraz informacji o pełnionej funkcji w zarządzie przez wspólnika lub inną osobę, która wchodzić będzie w skład zarządu, należy kliknąć opcję „edytuj” w celu dodania informacji, czy osoba ta nie jest zawieszona w pełnieniu funkcji członka zarządu. Nie uzupełnienie tej informacji spowoduje, że w systemie pojawi się informacja o bliżej nieokreślonym błędzie, który uniemożliwi przesłanie wniosku o rejestrację do KRS.
***
Powyższe zagadnienia nie wyczerpują wszystkich problemów, które mogą pojawić się przy rejestracji spółki za pomocą Portalu S24. Dlatego przy składaniu wniosku o rejestrację spółki za pomocą S24 warto skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, który pomoże w przebrnięciu przez mechanizmy działania Portalu S24 i uporaniu się z pułapkami działania systemu.
Radca prawny Magdalena Włodarczyk
Autorka jest radcą prawnym, zarządzającym Praktyką Spraw Sądowych w ramach Kancelarii Skurska, Pakuła Kancelaria Radców Prawnych